Những mẹo giúp họp trực tuyến hiệu quả trong mùa dịch

Những mẹo giúp họp trực tuyến hiệu quả trong mùa dịch

4 tháng 8, 2021

Vì diễn biến phức tạp của dịch COVID-19, đã có nhiều công ty khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà. Với một số người khi làm việc từ xa là khái niệm mới và cần phải làm quen với nó. Hãy cùng UPM tham khảo 12 mẹo giúp làm việc trực tuyến hiệu quả hơn trong bài viết dưới đây nhé!

1 - Chuẩn bị sẵn kế hoạch, lịch trình họp

Lập ra một kế hoạch cũng như lịch trình họp cụ thể sẽ giúp người tham dự biết những gì sẽ diễn ra khi họp, và khi đó họ sẽ có sự chuẩn bị về nội dung một cách chỉn chu hơn để trình bày ý kiến với các nhà lãnh đạo.

 ĐỌC THÊM: 8 chức năng phần mềm quản lý học tập 

2 - Kiểm tra thiết bị, đường truyền mạng trước khi họp

Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút.

 

3 - Chọn địa điểm yên tĩnh, phù hợp để họp, làm việc

Nên chọn một địa điểm thật yên tĩnh để tham gia vào cuộc họp và làm việc, vì ở nơi yên tĩnh giúp bạn dễ dàng tập trung và theo dõi cuộc họp hơn, đồng thời có thể thoải mái trình bày ý kiến, quan điểm của mình.

 

4 - Đảm bảo có mặt đúng giờ

Vì ở khoảng cách xa nhau nên việc có mặt vào buổi họp online đúng giờ là điều rất quan trọng, vì nếu bạn tham gia vào buổi họp trễ thì sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng cần được theo dõi, cũng như gây ảnh hưởng đến thời gian họp của mọi người.

 

5 - Kiểm soát thời gian nói, ưu tiên nội dung quan trọng khi họp

Bạn nên kiểm soát thời gian nói của mình một cách hợp lý và ưu tiên nội dung quan trọng, tránh lan man dài dòng làm cho mọi người tham gia cuộc họp trở nên chán nản. Bởi vậy, mỗi người chỉ nên nói về những gì có liên quan đến cuộc họp và đảm bảo vẫn truyền tải đủ nội dung sau mỗi buổi họp.

 

6 - Không tự ý rời/vào cuộc họp

Nên đảm bảo luôn luôn theo dõi nội dung buổi họp và luôn trực tiếp tham gia họp, tránh trường hợp tự ý rời họp vì điều này sẽ khiến bạn không theo dõi đủ thông tin buổi họp, làm phiền nhiều người khác.

 

7 - Không làm việc riêng trong lúc họp

Để đảm bảo nắm bắt được thông tin chính xác và trôi chảy nhất về việc xử lý các hợp đồng cũng như dịch vụ với khách hàng theo kế hoạch thì trong lúc họp bạn không nên làm việc riêng mà phải ưu tiên cho cuộc họp đang diễn ra.

 

8 - Nói tên mình trước khi phát biểu

Để có thể quản lý thông tin nội bộ, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng, tăng cường tương tác giữa các cá nhân, bộ phận trong công ty, thì khi phát biểu ý kiến bạn nên nêu tên mình trước khi nói cho mọi người chú ý và nhớ rõ hơn.

 

9 - Tắt micro khi không cần nói chuyện

Họp trực tuyến dễ dàng triển khai trên quy mô lớn, hỗ trợ chia sẻ nội dung và mọi người sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, bởi vậy bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện và theo dõi buổi họp xuyên suốt để tránh ảnh hưởng đến mọi người khi đang họp.

 

10 - Sử dụng chức năng chat hợp lý

Sử dụng chức năng chat hợp lý là một trong những điều mà bạn nên chú ý khi tham gia vào một cuộc họp trực tuyến. Bạn và những người đồng nghiệp của mình nên đặt ra nguyên tắc sử dụng chức năng chat phù hợp với tính chất cuộc họp và hoàn cảnh của mỗi người.

 

11 - Đề cao sự tương tác

Nếu bạn là người lãnh đạo, bạn nên tạo nhiều cơ hội để nhân viên của mình có thể tương tác qua lại, cho ý kiến và phản biện để cuộc họp diễn ra sôi nổi và hiệu quả hơn. Đồng thời, nhân viên cũng phải biết chủ động trong công việc, không trốn tránh, đảm bảo mọi người đều tham gia phát triển nội dung cuộc họp.

 

12 - Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần

Một trong những ưu điểm của việc họp trực tuyến đó là bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần bằng các chức năng sẵn có trên máy tính, điện thoại. Bản lưu trữ này có thể giúp bạn rà soát thông tin, phục vụ cho việc nghiên cứu hiệu quả hơn trong công việc.

Qua bài viết chia sẻ trên, UPM đã giúp bạn có thêm 12 mẹo giúp cho những cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn. Chúc các bạn thành công!

 ĐỌC THÊM: Giải pháp tối ưu cho trường học nửa cuối năm 2021

Ngoài ra, nếu các bạn quan tâm tới một phần mềm hỗ trợ giảng dạy trực tuyến, cho thuê lớp học để tổ chức lớp học trực tuyến thì có thể liên hệ ngay với UPM. UPM là phần mềm với lõi thiết kế được sản xuất từ châu Âu, cùng đầy đủ các tính năng, công cụ để tích hợp, liên kết với các nền tảng khác hay các trang web khi thiết kế bài giảng online, giảng dạy trực tuyến. Thêm vào đó, phần mềm của UPM còn được đánh giá là một trong những phần mềm có khả năng bảo mật tốt nhất hiện nay cùng đội ngũ nhân viên thân thiện, giàu kinh nghiệm.

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm E-learning của UPM, bạn vui lòng liên hệ với đội ngũ của chúng tôi qua:

  • Facebook: facebook.com/UPM.elearning

  • Hotline: (+84) 888 22 9382

  • Email: info@upm.com.vn