Hội thảo trực tuyến liệu có thể thay thế hội thảo truyền thống?

Hội thảo trực tuyến liệu có thể thay thế hội thảo truyền thống?

2 tháng 6, 2021

Hội thảo là sự kiện đã không quá xa lạ trong doanh nghiệp cũng như các tổ chức nhà nước. Nếu như trước đây, mỗi khi tổ chức hội thảo, chúng ta phải chuẩn bị và lên kế hoạch từ rất lâu. Thì giờ đây, trong thời đại 4.0, việc tổ chức một hội thảo đã nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Hãy tham khảo bài viết dưới đây của UPM để biết thêm thông tin về hình thức hội thảo trực tuyến đang được nhiều doanh nghiệp tổ chức hiện nay nhé.

1 - Hội thảo truyền thống

Khái niệm: 

Hội thảo truyền thống là hội thảo khi hai hoặc nhiều người gặp nhau để thảo luận về một hoặc nhiều chủ đề, thường là trong một môi trường chính thức hoặc kinh doanh, nhưng các cuộc họp cũng diễn ra trong nhiều môi trường khác nhau.

Cuộc họp truyền thống là một hình thức tập hợp các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra các quyết định quan trọng. Một cuộc họp tốt sẽ đưa ra các vấn đề cần khắc phục và các chiến lược phát triển. Chính vì vậy, mọi cuộc họp truyền thống đều được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng để tiến hành cân nhắc mọi quyết định.

Các cuộc họp truyền thống đều có những cách thức tổ chức khác nhau dựa trên số lượng thành viên tham gia, tính chất và thời gian của cuộc họp.

 Ưu điểm của cuộc họp truyền thống

  • Họp truyền thống sẽ được chuẩn bị và thông báo từ trước. Điều này khiến các thành viên tham gia cuộc họp đều có thể chuẩn bị tài liệu và kế hoạch kỹ càng khi tham gia.

  • Môi trường trong phòng sẽ tạo nên không khí phòng họp. Điều đó khiến cho các thành viên tham gia cuộc họp đều nghiêm túc tham gia nó.

  • Mọi thành viên có thể đóng góp trực tiếp ý kiến và đưa ra các quyết định ngay lập tức

 ​Nhược điểm của cuộc họp truyền thống

  • Tốn nhiều thời gian để chuẩn bị phòng họp, tập hợp các thành viên, và in ấn tài liệu. Điều này gây ra sự lãng phí thời gian và tiền bạc.

  • Khi tham gia vào các cuộc họp, các công việc đều bị hoãn lại nên sẽ làm giảm hiệu suất trong công việc.

  • Với các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau, các thành viên sẽ phải đi lại nhiều để tham gia các cuộc họp. Điều này sẽ gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc.

 ĐỌC THÊM: 5 yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

2 - Hội thảo trực tuyến là gì?

Trực tuyến là online, hội thảo trực tuyến có nghĩa là một cuộc họp của một nhóm người có chung một mối quan tâm để thảo luận, tranh luận về các nội dung liên quan,… trực tiếp trên mạng Internet. Đây được xem là một hình thức gọi video call cao cấp và chuyên nghiệp. Hội thảo trực tuyến là hình thức tổ chức sự kiện không thể thiếu của doanh nghiệp trong thời buổi ngày nay. Hình thức hội thảo trực tuyến sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết được vấn để, kết nối và quản lý hiệu quả một cách nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm nhiều chi phí và tăng sự tương tác với các đối tác, khách hàng.

3 - Các hình thức hội thảo trực tuyến phổ biến

Có 3 hình thức hội thảo trực tuyến phổ biến, đó là hội thảo cá nhân qua máy tính, hội thảo trực tuyến qua di động và hội thảo trong phòng họp.

3.1 - Hội thảo trực tuyến qua máy tính, laptop

Hội thảo trực tuyến qua máy tính dành cho những người không có thời gian để di chuyển nhiều hoặc đang bận mà vẫn cần tham gia vào cuộc hội thảo.

Ưu điểm: Chất lượng hình ảnh, âm thanh khi hội thảo qua máy tính, laptop rất tốt, sắc nét và không bị mất tiếng.

Nhược điểm: Không phù hợp với người đang di chuyển hoặc di chuyển thường xuyên. Bởi kết nối mạng của máy tính, laptop bị ảnh hưởng nhiều khi di chuyển, khiến cho chất lượng cuộc gọi bị kém.

3.2 - Hội thảo trực tuyến qua di động

Hội thảo trực tuyến qua di động phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, giúp thực hiện cuộc họp một cách nhanh chóng và đơn giản.

Ưu điểm: Thiết bị điện thoại có thể mang đi mọi lúc, mọi nơi, phù hợp để mang đi khi di chuyển nhiều.

Nhược điểm: Màn hình nhỏ, chất lượng hình ảnh, ẩm thanh thu phát không bằng máy tính, laptop.

3.3 - Hội thảo trực tuyến trong phòng họp

Khi có nhiều người tham gia cuộc họp cùng một lúc với đối tượng đang sử dụng phần mềm họp trực tuyến, bạn nên tổ chức hội thảo trong phòng họp.

Ưu điểm: Hội thảo với nhiều người tham gia họp giúp nhận được nhiều ý kiến hơn, là cơ hội để gặp gỡ các đối tác, khách hàng,..

Nhược điểm: Bạn phải đến phòng họp để hội thảo giống như những sự kiện họp thông thường.

4 - Lợi ích của hội thảo trực tuyến

4.1 - Cải thiện khả năng giao tiếp

Bằng cách sử dụng các phần mềm họp trực tuyến như UPM hay Skype, các hội nghị trực tuyến cung cấp một nền tảng giao tiếp mạnh mẽ và hiệu quả cho hai hoặc nhiều cá nhân hay nhóm người từ xa. Các hội nghị trực tuyến giúp hiển thị toàn bộ phần trình bày của các chuyên gia cho khán giả trên toàn cầu. Do đó, các hội nghị trực tuyến trở thành một công cụ giao tiếp vô cùng hữu ích và hiệu quả cho các doanh nghiệp.

4.2 - Dễ truy cập đối với những người quan tâm

Để tập hợp những người quan tâm tới dự một cuộc họp thực tế rất phức tạp, nó không chỉ đắt đỏ mà còn tạo ra tình hình nhộn nhạo. Hội nghị trực tuyến đã giúp các cuộc họp trở nên ít tốn kém và dễ dàng hơn bởi những người quan tâm không cần rời văn phòng hay nhà mình. Mọi người có thể thực hiện những cuộc họp mặt đối mặt mà chỉ cần vài cú nhấp chuột.

4.3 - Phương tiện tương tác hiệu quả

Tất cả những người tham gia hội nghị trực tuyến có thể tương tác với nhau mà không cần gặp trực tiếp. Trong thực tế, khi tham gia một cuộc họp có từ 20-25 người, chúng ta thường không đủ thời gian để tương tác với tất cả mọi người nhưng họp trực tuyến thì có thể. Các phần mềm hội nghị trực tuyến cho phép người họp tương tác với nhau dù trong thời gian ngắn.

4.4 - Dễ truy cập đối với các bên tham gia

Đôi khi, những người tổ chức các hội thảo trực tuyến muốn mời một số chuyên gia tới để thảo luận vấn đề của họ. Điều này có thể không khả thi trong một cuộc họp thực tế nhưng họp trực tuyến lại có thể. Những người tham gia không cần rời khỏi địa điểm mà vẫn họp được.

5 - Bất lợi của họp trực tuyến

Bên cạnh những lợi ích thì họp trực tuyến cũng xuất hiện một số bất lợi:

5.1 - Vấn đề về định dạng

Mỗi người có một sở thích định dạng họp trực tuyến khác nhau. Theo quan điểm cá nhân, một số định dạng đơn giản, một số lại rắc rối. Mặc dù đây không phải là vấn đề quá lớn nhưng có người sẽ cần thời gian điều chỉnh để thích nghi với định dạng của cuộc họp.

5.2 - Hiệu suất của người họp

Hiệu suất của một số người tham gia các hội nghị trực tuyến không thể tốt như mong đợi. Những người đó sẽ bị đào thải. Nhưng đôi khi, ngay cả những người làm tốt cũng có hiệu suất thấp do hạn chế của công nghệ dùng trong các hội nghị trực tuyến.

5.3 - Thiếu hiểu biết

Đôi khi, một số người tham gia họp phải mất thời gian để làm quen với công nghệ mới của các hội nghị trực tuyến. Điều này khiến những người biết rồi cảm thấy phiền. Ngoài ra, nhiều công ty còn xem hội nghị trực tuyến là vật cản trong quá trình kinh doanh. Hầu hết những công ty này hạn chế các cuộc họp như vậy. Nếu họ có tổ chức họp trực tuyến thì loại hình này cũng không chứng minh được hiệu quả.

 ĐỌC THÊM: Từ A đến Z về dịch vụ cung cấp nền tảng học online trực tuyến tốt nhất từ UPM

Từ sự so sánh giữa 2 hình thức họp trực tuyến và họp truyền thống, bạn có thể thấy họp hội nghị trực tuyến mang lại sự tiện lợi rất lớn cho người dùng. Mỗi hình thức khác nhau của Hội nghị trực tuyến đều là những trải nghiệm mới mẻ cho người sử dụng. Tuy không thể thay thế hoàn toàn hình thức họp truyền thống nhưng hình thức họp trực tuyến mang lại rất nhiều tiện ích cho mọi người đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh đang diễn ra phức tạp như hiện nay. Từ bài viết trên UPM hy vọng bạn sẽ tìm ra hình thức họp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang có nhu cầu tìm đến một phần mềm hoặc muốn thử nghiệm một phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức họp trưc tuyến thì có thể liên hệ ngay với UPM. UPM là phần mềm với lõi thiết kế được sản xuất từ châu Âu, cùng đầy đủ các tính năng, công cụ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả. Thêm vào đó, phần mềm của UPM còn được đánh giá là một trong những phần mềm có khả năng bảo mật tốt nhất hiện nay cùng đội ngũ nhân viên thân thiện, giàu kinh nghiệm.

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm E-learning của UPM, bạn vui lòng liên hệ với đội ngũ của chúng tôi qua:

  • Facebook: facebook.com/UPM.elearning

  • Hotline: (+84) 888 22 9382

  • Email: info@upm.com.vn